Préparer ses documents pour un assistant IA
Trier, ranger, nommer et mettre au propre les documents de l'entreprise pour qu'un assistant y trouve la bonne réponse.
Un assistant d'intelligence artificielle (IA) qui répond à partir de vos documents ne fait pas mieux que ces documents. S'ils sont en double, périmés, scannés de travers ou rangés dans un dossier « Divers », il répondra avec la même confusion. Ce site vous aide à faire le travail en amont : choisir les bons documents, les mettre dans un format lisible, les ranger, les nommer, suivre leurs versions et écarter ce qui n'a rien à y faire.
Il s'adresse aux dirigeants de petites et moyennes entreprises (PME), aux assistantes de direction, aux responsables qualité et à toute personne chargée de « donner les documents » au futur assistant, qu'il serve l'équipe en interne ou les clients sur le site.
La méthode en cinq passes
Avant d'ouvrir un outil, faites ces cinq passes sur vos dossiers. Chacune a sa page détaillée.
- Choisir. Partez des questions que l'on vous pose vraiment, puis cherchez le document qui y répond. La page quels documents donner à une IA donne la liste par type de question.
- Écarter. Retirez les brouillons, les doublons, les documents périmés et ceux qui contiennent des données qui n'ont rien à faire dans l'assistant. Voir les documents à exclure et, pour ce qui doit rester aux archives, les durées de conservation.
- Rendre lisible. Un document doit contenir du vrai texte, avec des titres. Voir Word ou PDF, les formats acceptés par les principaux outils, la numérisation des documents papier et les fichiers Excel.
- Ranger et nommer. Un plan de classement simple et des règles de nommage communes évitent que l'assistant tombe sur « Procedure_v3_final_OK2.docx ».
- Tenir à jour. Une seule version en vigueur, une date, un responsable : voir la gestion des versions.
Deux pages vous aident enfin à écrire les documents qui manquent souvent : une FAQ (foire aux questions) pensée pour un assistant et une procédure interne.
Un repère pour savoir si un document est prêt
Posez-vous ces questions, document par document. Un « non » signale un travail à faire.
| Question | Pourquoi |
|---|---|
| Le texte se sélectionne-t-il à la souris ? | Sinon, c'est une image : il faut une reconnaissance de caractères. |
| Le document a-t-il de vrais titres ? | Plusieurs outils découpent le texte selon les titres et les listes (Google le décrit pour son analyseur de mise en page). |
| Est-il la seule version en vigueur ? | Deux versions contradictoires donnent deux réponses contradictoires. |
| Porte-t-il une date et un responsable ? | Vous saurez quand le revoir et à qui demander. |
| Sa longueur reste-t-elle raisonnable ? | Microsoft conseille, pour ses agents, des fichiers de 36 000 caractères au plus (15 à 20 pages environ) quand on désigne un site ou un dossier entier. |
| Peut-il être lu par toute personne qui utilise l'assistant ? | Sinon, il n'a rien à y faire, ou il faut un assistant à accès restreint. |
Ce que dit la CNIL
La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) rappelle, dans ses questions-réponses sur l'IA générative publiées le 18/07/2024, que l'entreprise qui relie un assistant à sa propre base de connaissances est responsable de ce traitement lorsque cette base contient des données personnelles. Trier ses documents n'est donc pas qu'une question de qualité des réponses.
Et ensuite
Une fois vos documents prêts, il reste à choisir l'outil. Des plateformes comme ALMA, éditée par IArche, permettent de construire une base de connaissances en envoyant ses fichiers ou en faisant lire son site, puis de configurer l'assistant. Les formats qu'une plateforme accepte se vérifient toujours sur sa propre documentation : ALMA, par exemple, liste les fichiers PDF, DOCX, TXT et CSV.
Toutes les pages
Guides
- Documents à ne pas mettre dans un chatbot
Données personnelles, secrets, documents confidentiels, brouillons, versions périmées : la liste des documents à écarter de la base d'un assistant IA.
- Gestion des versions de documents en entreprise
Numéroter, valider, remplacer, archiver : une méthode de gestion des versions pour PME, et ce qui se passe côté assistant IA quand un document change.
- Numériser ses documents papier pour un assistant IA
Trier avant de scanner, choisir entre scan et ressaisie, soigner la numérisation, contrôler la reconnaissance de caractères : la méthode pour une PME.
- Plan de classement des documents d'entreprise
Un plan de classement simple pour une PME, pensé pour qu'un assistant IA ne lise que les dossiers validés : structure, exemple, erreurs à éviter.
- Quels documents donner à une IA d'entreprise ?
Partir des questions réelles, choisir le document qui y répond, en garder une seule version : la méthode pour constituer la base d'un assistant.
- Rédiger une FAQ pour un chatbot : la méthode
Une question par titre, une réponse qui se suffit à elle-même, des conditions claires : comment rédiger une FAQ qu'un assistant IA saura utiliser.
- Rédiger une procédure interne claire : modèle
Objet, responsable, étapes numérotées, points de contrôle, cas particuliers : un modèle de procédure interne lisible par l'équipe et par un assistant IA.
Questions
- Word ou PDF : quel format donner à une IA ?
Pour un assistant IA, Word et PDF conviennent tous deux si le document contient du vrai texte et des titres. Ce qui compte et les pièges.
Comparatifs
- Formats de fichiers acceptés par les assistants IA
Claude, Microsoft 365 Copilot, Gemini Notebook, Vibe de Mistral : formats acceptés, tailles maximales et limites documentées, relevés le 15/11/2026.
Fiches
- Durée de conservation des documents d'entreprise
Contrats, factures, documents fiscaux, comptes : les durées minimales de conservation, et pourquoi les archives restent hors de l'assistant IA.
- Mettre un fichier Excel dans un chatbot : la préparation
Grille tarifaire, liste de références, tableau de garanties : comment préparer un fichier Excel pour qu'un assistant y lise la bonne ligne.
- Règles de nommage des fichiers : la méthode simple
Type de document, objet, date au format AAAAMMJJ, version : des règles de nommage issues des archivistes, et leur intérêt pour un assistant IA.