Un PDF est-il mieux lu qu'un document Word ?

Cela dépend de l'outil. Chez Claude, un PDF de 100 pages au plus est lu avec ses images et graphiques, alors que pour un document Word seul le texte est extrait. Ailleurs, les deux sont traités comme du texte.

Faut-il convertir tous ses documents Word en PDF ?

Non. Gardez le document Word comme source modifiable. N'exportez en PDF que si l'outil lit mieux ce format ou si la mise en page porte du sens.

Word ou PDF : quel format donner à une IA ?

Pour un assistant d'intelligence artificielle (IA), Word et PDF (format de document figé) conviennent tous les deux, à une condition : que le fichier contienne du vrai texte, organisé avec de vrais titres. Un document Word bien structuré vaut mieux qu'un PDF scanné, et un PDF exporté proprement vaut autant que le Word dont il est issu.

Ce qui compte vraiment : le texte et les titres

Un assistant documentaire découpe vos fichiers en morceaux, puis cherche les morceaux qui correspondent à la question. Google décrit ce fonctionnement pour son moteur : son analyseur de mise en page repère les paragraphes, les tableaux, les listes, les titres et les intertitres, et son découpage garde chaque morceau à l'intérieur d'un même titre ou d'une même liste. Son analyseur de base, lui, ne repère que des blocs de texte, sans tableaux ni titres.

Conséquence pratique : un titre mis en gras à la main, sans le style « Titre 1 » ou « Titre 2 », ressemble à un paragraphe ordinaire. Utilisez les styles de titres de votre traitement de texte, puis vérifiez dans le volet de navigation que le plan du document apparaît bien.

Les différences documentées entre les deux formats

Point	Document Word (.docx)	PDF
Modification	Facile : c'est la source	Difficile : on modifie la source puis on réexporte
Images et schémas	Chez Claude, non lus : seul le texte est extrait	Chez Claude, lus avec le texte jusqu'à 100 pages
Scan	Rare	Fréquent : un PDF peut n'être qu'une image
Taille maximale chez Microsoft (agent)	512 Mo (mégaoctets)	512 Mo
Analyse par Google (analyseur de mise en page)	Titres, tableaux, listes	Titres, tableaux, listes, et reconnaissance de caractères sur les scans

Pour le PDF, la documentation d'Anthropic explique que chaque page est convertie en image et que le texte de chaque page est extrait et fourni avec cette image. Elle conseille des polices standard, un texte net et lisible, des pages remises à l'endroit, et le découpage des gros PDF en parties.

Quand préférer le PDF

La mise en page porte du sens : un plan, un schéma de montage, un formulaire.
Le document vient de l'extérieur (notice d'un fabricant, conditions d'un fournisseur) et vous ne l'avez qu'en PDF.
Vous voulez figer la version en vigueur et éviter qu'elle soit modifiée par erreur dans la base.

Quand préférer Word

Le document change souvent : procédure, grille tarifaire commentée, FAQ (foire aux questions).
Vous voulez que la mise à jour soit simple : on modifie, on remplace, sans étape d'export.
Le contenu est surtout du texte et des listes.

Les pièges à éviter, dans les deux formats

Le texte dans des zones de texte flottantes ou des formes : il peut être lu dans le désordre.
Les tableaux utilisés pour la mise en page (deux colonnes de texte dans un tableau invisible) : le découpage peut mélanger les colonnes.
Les informations seulement dans une image : ajoutez une phrase qui dit ce que montre l'image.
Les en-têtes et pieds de page chargés : un numéro de version dans le pied de page est utile, une adresse répétée sur chaque page n'apporte rien.
Les fichiers protégés par mot de passe : Microsoft indique qu'ils ne sont pas pris en charge comme sources d'un agent.

Notre conseil

Gardez une source modifiable (le Word) et décidez du format envoyé selon l'outil retenu. Vérifiez d'abord la liste de formats acceptés par les principaux outils. Si vos PDF sont des scans, commencez par les rendre lisibles.