Plan de classement des documents d'entreprise

Un plan de classement est la liste organisée des dossiers dans lesquels une petite ou moyenne entreprise (PME) range ses documents, toujours la même pour tout le monde. Pour un assistant d'intelligence artificielle (IA), il a une utilité très concrète : il permet de désigner les dossiers que l'assistant peut lire, et de laisser de côté tout le reste.

Le principe à retenir : séparer ce qui est en vigueur et validé de ce qui est en cours et de ce qui est archivé. L'assistant ne lit que la première catégorie.

Pourquoi le classement compte pour un assistant

Les outils d'IA qui se branchent sur un espace de fichiers lisent souvent un dossier entier, sous-dossiers compris. Microsoft le précise pour ses agents : quand on donne l'adresse d'un dossier ou d'un site SharePoint, l'agent cherche dans cette adresse et dans ses sous-chemins. La documentation de Copilot Studio ajoute que si un dossier dépasse le nombre maximal de fichiers, l'outil indexe jusqu'à ce maximum, ne traite pas le reste, et n'indique pas quels fichiers ont été laissés de côté.

Autrement dit, un dossier « Commercial » qui mélange les tarifs 2024, 2025 et 2026, des devis clients et des brouillons de plaquette sera lu tel quel. Microsoft conseille d'ailleurs, quand seuls cinq fichiers sur huit sont utiles, de désigner ces cinq fichiers plutôt que le dossier.

Les règles d'un bon plan de classement

Les Archives municipales de Nancy, dans leur fiche conseil sur le nommage des dossiers et fichiers (mise à jour le 03/04/2020), donnent des règles qui valent pour toute entreprise :

• Des intitulés précis. Bannissez « A_classer », « Poubelle », « Divers ».
• Pas de répétition d'un niveau à l'autre. Si le dossier parent s'appelle « Formations », les sous-dossiers s'appellent « Donnees » et « Recues », pas « Formations_donnees ».
• Des chemins courts. L'adresse complète d'un fichier est limitée à 256 caractères.
• Un dossier par objet, ou par année pour les dossiers chronologiques.
• Une numérotation des dossiers (1.2, 1.2.5…) aide à garder l'ordre.

Un exemple de plan pour une PME

Le dossier « 1_Reference » est le seul que vous branchez sur l'assistant. Un document n'y entre qu'après validation par son responsable, et l'ancienne version part dans « 9_Archives » le même jour. Voir la gestion des versions.

Si vous préparez deux assistants (un pour l'équipe, un pour le site), séparez dès le départ ce qui peut être lu par un client de ce qui reste interne.

Les erreurs fréquentes

• Un classement par personne (« Dossier de Sophie ») : le jour où Sophie part, plus personne ne sait ce qui est à jour.
• Un dossier « Divers » qui grossit : c'est là que l'assistant trouvera la vieille version.
• Des copies dans plusieurs dossiers : un même document rangé à deux endroits finit toujours en deux versions différentes. Rangez-le une fois, et faites un lien ailleurs si besoin.
• Des pièces jointes de mails enregistrées en vrac : rangez-les dans le dossier de l'objet concerné, ou ne les gardez pas.
• Des droits d'accès oubliés : Microsoft indique que ses agents respectent les autorisations existantes des fichiers SharePoint et OneDrive. Un dossier mal protégé reste donc mal protégé quand un assistant le lit.

Mettre en place le plan en une demi-journée

1. Réunissez les personnes qui produisent le plus de documents.
2. Listez les grandes familles de documents, puis fixez le premier niveau de dossiers (cinq à dix au plus).
3. Créez le dossier de référence et déplacez-y, un par un, les documents validés.
4. Écrivez une page qui décrit le plan et les règles de nommage, rangée dans le dossier de référence.
5. Revoyez le plan après trois mois d'usage.

Une fois le classement en place, il devient simple de répondre à la question « quels documents donner à une IA » : ceux du dossier de référence, et seulement eux.