Fiche
Durée de conservation des documents d'entreprise
Contrats, factures, documents fiscaux, comptes : les durées minimales de conservation, et pourquoi les archives restent hors de l'assistant IA.
Mis à jour le
Une entreprise doit garder tout document émis ou reçu dans son activité pendant une durée minimale, qui dépend du type de document : 5 ans pour les contrats et correspondances commerciales, 10 ans pour les factures et pièces comptables, 6 ans pour la plupart des documents fiscaux. C'est ce qu'indique la fiche d'Entreprendre Service Public, vérifiée le 01/07/2024, dont les principales durées sont reprises ci-dessous.
Cette page a un second objet : rappeler que ces archives ne vont pas dans la base de votre assistant d'intelligence artificielle (IA). L'assistant lit ce qui est en vigueur ; les archives se gardent à part.
Les principales durées minimales
Sauf mention contraire, les durées viennent de la fiche Entreprendre Service Public sur les délais de conservation.
| Document | Durée minimale | Point de départ |
|---|---|---|
| Contrats et correspondances commerciales | 5 ans | — |
| Documents bancaires | 5 ans | — |
| Garantie des biens ou services vendus à un consommateur | 2 ans | — |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 € | 10 ans | Livraison du bien ou exécution de la prestation |
| Acquisition ou cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | — |
| Polices d'assurance | 2 ans | Résiliation du contrat |
| Livres et registres comptables | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande…) | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux (impôt sur le revenu ou sur les sociétés, taxe sur la valeur ajoutée…) | 6 ans, 10 ans en cas d'activité occulte | Dernière opération inscrite ou date d'établissement des documents |
| Comptes annuels | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Statuts de société et pièces modificatives | 5 ans | Perte de la personnalité morale ou radiation |
| Feuilles de présence, rapports de gestion, rapports des commissaires aux comptes | Les 3 derniers exercices | — |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié |
| Document unique d'évaluation des risques professionnels, dans ses versions successives | 40 ans | Élaboration (fiche Entreprendre Service Public vérifiée le 22/07/2026) |
Ces durées sont des minimums légaux résumés. Pour un document qui n'est pas dans ce tableau, ou en cas de doute, consultez la fiche officielle complète et, si besoin, votre expert-comptable ou votre avocat.
Les données personnelles : une limite dans l'autre sens
La fiche précise que l'entreprise peut archiver ses documents plus longtemps que la durée minimale, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Autrement dit, garder « tout, tout le temps » n'est pas une bonne réponse pour un fichier client ou un dossier du personnel. Les règles applicables se vérifient auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Archives et assistant IA : deux espaces séparés
| Archives | Base de l'assistant | |
|---|---|---|
| Ce qu'on y met | Tout ce qu'il faut conserver, y compris les anciennes versions | Seulement les documents en vigueur et validés |
| Qui y accède | Peu de personnes, sur demande | Toute l'équipe, voire les clients |
| Durée | Celle de la règle de conservation | Jusqu'au remplacement du document |
| Risque si on mélange | — | Réponses fondées sur une règle, un prix ou une procédure périmés |
Concrètement, quand une nouvelle grille tarifaire entre en vigueur, l'ancienne quitte la base de l'assistant le jour même et part aux archives, où elle reste le temps prévu. Voir la gestion des versions et le plan de classement.
Un piège : l'historique des versions n'est pas une archive
Les espaces de fichiers en ligne gardent un historique des versions, mais pas toujours longtemps. L'aide Google Drive indique par exemple qu'une ancienne version peut être supprimée définitivement au bout de 30 jours ou s'il existe 100 versions plus récentes, sauf si vous choisissez « Conserver indéfiniment ». Pour un document qu'il faut garder des années, enregistrez la version à archiver comme un fichier à part, nommé et daté. Voir les règles de nommage.
Questions fréquentes
Combien de temps garder une facture ?
10 ans à compter de la clôture de l'exercice, comme les autres pièces justificatives comptables, selon la fiche d'Entreprendre Service Public vérifiée le 01/07/2024.
Peut-on garder les documents plus longtemps que la durée minimale ?
Oui, d'après la même fiche, sauf s'ils contiennent des données personnelles.
Les archives doivent-elles aller dans l'assistant IA ?
Non. Un document archivé n'est plus en vigueur : dans la base d'un assistant, il ferait remonter des règles ou des prix périmés.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :