Un chatbot peut-il lire un fichier Excel ?

Oui, la plupart des outils l'acceptent, mais avec des limites : 30 Mo par fichier Excel pour un agent Microsoft 365 Copilot, exécution de code à activer chez Claude, 100 000 jetons pour une feuille Google Sheets dans Gemini Notebook (anciennement NotebookLM).

Faut-il un onglet par catégorie de produits ?

Mieux vaut éviter. Microsoft indique que ses agents répondent mieux quand les données Excel tiennent sur une seule feuille du classeur. Ajoutez plutôt une colonne « catégorie ».

Mettre un fichier Excel dans un chatbot : la préparation

Oui, on peut mettre un fichier Excel dans un chatbot, mais un tableur se prépare davantage qu'un texte : une seule feuille, une seule ligne d'en-têtes, une ligne par élément, aucune cellule fusionnée. Le cas typique est celui d'une grille tarifaire, d'une liste de références ou d'un tableau de garanties, dans lequel l'assistant doit retrouver la bonne ligne pour répondre « combien coûte… ? » ou « quelle est la garantie de… ? ».

Cette page traite du tableur comme source de réponses pour un assistant. Calculer, croiser ou analyser des données est un autre sujet.

Ce que les outils acceptent (relevé le 15/11/2026)

Outil	Ce qui est documenté pour les tableurs
Microsoft 365 Copilot, agent	Fichiers .xls et .xlsx jusqu'à 30 Mo (mégaoctets), contre 512 Mo pour un document Word ou un PDF (document figé) ; meilleures réponses quand les données tiennent sur une seule feuille
Claude	Fichiers CSV acceptés ; fichiers .xlsx à condition d'activer l'exécution de code et la création de fichiers dans le compte
Gemini Notebook, anciennement NotebookLM (Google)	CSV et Google Sheets ; une feuille Google Sheets est limitée à 100 000 jetons (unités de texte) ; plusieurs onglets sont importés comme une seule source
Vibe, anciennement Le Chat (Mistral), bibliothèques	Excel (.xlsx, .xls), CSV, ODS et Numbers

Le format CSV (valeurs séparées par un signe, sans mise en forme) est le plus simple : il ne garde que le contenu. C'est souvent un bon format d'envoi, à condition de garder le classeur Excel d'origine pour les mises à jour.

Les six règles de préparation

Une seule feuille utile. Microsoft le recommande pour ses agents. Supprimez les onglets de brouillon, de calcul intermédiaire ou d'archives dans la copie destinée à l'assistant.
Une seule ligne d'en-têtes. Microsoft, pour Copilot dans Excel, demande un tableau ou une plage propre : une seule ligne d'en-têtes, aucune cellule fusionnée, aucune ligne ou colonne vide, aucun sous-total.
Des en-têtes qui se comprennent seuls. « Prix hors taxes (HT) en euros » plutôt que « PU » ; « Garantie en mois » plutôt que « Gar. ». L'assistant ne connaît pas vos abréviations.
Une ligne = un élément complet. Chaque ligne doit se comprendre sans la ligne du dessus : répétez la catégorie plutôt que de la mettre une seule fois en tête de bloc.
Des valeurs, pas seulement des formules ou des couleurs. Une case rouge qui signifie « rupture » ne dit rien à un assistant. Ajoutez une colonne « Statut » écrite en toutes lettres.
Une date de validité. Mettez dans le nom du fichier et dans une cellule visible la date à partir de laquelle la grille s'applique. Voir les règles de nommage.

Exemple : une grille tarifaire avant et après

Avant : un onglet par gamme, un titre fusionné sur cinq colonnes, des prix en gras pour les promotions, une colonne « PU » et une note en bas « tarifs hors pose ».

Après : une seule feuille avec les colonnes Gamme, Référence, Désignation, Prix HT en euros, Pose comprise (oui ou non), Promotion (oui ou non), Valable à partir du. La note « hors pose » est devenue une colonne : l'assistant la retrouvera pour chaque ligne.

Quand transformer le tableau en texte

Si votre tableau sert surtout à expliquer des règles (conditions de garantie selon le produit, délais selon la zone), une courte fiche rédigée fonctionne souvent mieux : une phrase par cas, sous un titre clair. Notez aussi que Microsoft indique que Copilot ne sait pas, à ce jour, analyser les tableaux et autres mises en forme particulières dans les contenus SharePoint, et conseille de les retirer.

Ce qu'il ne faut pas mettre

Un fichier client, un export de comptabilité ou un tableau de suivi du personnel n'ont rien à faire dans un assistant ouvert à toute l'équipe. Voir les documents à exclure.