Gestion des versions de documents en entreprise

Gérer les versions, c'est garantir qu'à tout moment il existe une seule version en vigueur de chaque document, identifiée, datée et validée, et que les anciennes sont gardées à part. Pour un assistant d'intelligence artificielle (IA), c'est la règle la plus importante : deux versions d'une même procédure dans la base, ce sont deux réponses possibles, dont une fausse.

Les trois états d'un document

Tout le travail consiste à faire passer chaque document d'un état à l'autre proprement, sans qu'il reste de copie ailleurs. Voir le plan de classement pour les dossiers correspondants.

Numéroter les versions

Les Archives municipales de Nancy proposent, dans leur fiche sur le nommage des fichiers (mise à jour le 03/04/2020), de noter la version dans le nom : « v1 », « v1.1 », « vf » pour la version finale. Dans la pratique d'une base documentaire qui évolue, nous conseillons d'éviter « vf », qui devient faux dès la modification suivante, et de garder des numéros :

• v1.1, v1.2… pour les brouillons et relectures ;
• v2, v3… pour chaque version validée et publiée.

La date d'entrée en vigueur, dans le nom et dans le document, complète le numéro. Voir les règles de nommage.

Ce que font déjà vos outils de stockage

Vous n'avez pas besoin d'un logiciel spécialisé pour commencer : les espaces de fichiers courants gèrent l'historique.

SharePoint (Microsoft). L'aide Microsoft décrit le suivi des versions dans les bibliothèques de documents : versions principales seules, ou versions principales et secondaires (les brouillons) ; choix des personnes qui voient les brouillons ; extraction obligatoire avant modification ; approbation du contenu avant publication. Restaurer une ancienne version l'ajoute comme nouvelle version, sans effacer l'historique.

Google Drive. L'aide Google indique que seules les versions les plus récentes sont conservées : une version peut être supprimée définitivement au bout de 30 jours ou s'il existe 100 versions plus récentes, sauf si vous cliquez sur « Conserver indéfiniment ». La fonction « Importer une nouvelle version » remplace un fichier en gardant son emplacement et son lien.

Ces historiques servent à revenir en arrière. Ils ne remplacent pas l'archivage des versions qu'il faut garder, ni la règle « une seule version en vigueur ».

Ce qui se passe côté assistant quand un document change

C'est le point que l'on oublie. Selon l'outil, la mise à jour n'est ni immédiate ni automatique.

• Copilot Studio (Microsoft). Les fichiers SharePoint copiés dans l'outil sont synchronisés toutes les quatre à six heures ; la connexion directe à SharePoint reflète le contenu en temps réel. Une synchronisation planifiée retire aussi des réponses le contenu supprimé à la source.
• Agents Microsoft 365 Copilot. Un fichier récemment ajouté affiche l'état « Preparing » (en préparation) et n'est pas utilisé tant qu'il n'est pas prêt ; le renommage ou la suppression du fichier d'origine est pris en compte.
• Gemini Notebook, anciennement NotebookLM (Google). Les sources Google Drive se synchronisent toutes les quelques minutes. Si le fichier est supprimé, la source devient inaccessible, mais elle compte toujours dans la limite de sources.
• Fichiers envoyés à la main. Quand vous avez envoyé une copie du fichier dans l'outil, modifier l'original ne change rien : il faut retirer l'ancienne copie et envoyer la nouvelle.

Avant de choisir un outil, demandez donc : « Si je modifie ce document demain, quand l'assistant le saura-t-il ? »

La procédure de mise à jour en six gestes

1. Le responsable du document modifie une copie de travail (version v2.1, par exemple).
2. Une seconde personne relit les points qui changent.
3. La version validée prend le numéro suivant (v3) et sa date d'entrée en vigueur.
4. Elle remplace l'ancienne dans le dossier de référence, le même jour.
5. L'ancienne part aux archives.
6. Vous posez à l'assistant une question dont la réponse a changé, pour vérifier qu'il donne la nouvelle.

Quand faut-il garder les anciennes versions ?

Certaines obligations portent explicitement sur les versions successives. La fiche d'Entreprendre Service Public sur le document unique d'évaluation des risques professionnels (vérifiée le 22/07/2026) indique que l'employeur le conserve dans ses versions successives pendant 40 ans à compter de son élaboration. Pour les autres documents, voir les durées de conservation. Dans tous les cas, ces versions vont aux archives, pas dans la base de l'assistant.

Tenir un registre

Un simple tableau suffit : document, version en vigueur, date, responsable, prochaine date de revue. Revoir chaque document au moins une fois par an évite qu'une règle abandonnée continue de circuler par l'assistant.