Fiche
Règles de nommage des fichiers : la méthode simple
Type de document, objet, date au format AAAAMMJJ, version : des règles de nommage issues des archivistes, et leur intérêt pour un assistant IA.
Mis à jour le
Une bonne règle de nommage tient en une ligne : type de document, objet, date au format AAAAMMJJ, version si besoin, sans accents, sans espaces, avec des tirets bas. Par exemple : Procedure_retour_produit_20261115_v2.docx. Le nom dit ce qu'est le document et de quand il date, sans l'ouvrir.
Ces règles viennent des archivistes. Elles prennent un intérêt nouveau avec un assistant d'intelligence artificielle (IA) : si votre outil affiche la source d'une réponse, un nom explicite permet de la vérifier d'un coup d'œil, et la date dans le nom aide à repérer une version périmée restée dans la base.
Les règles des Archives municipales de Nancy
La fiche conseil « Nommer les dossiers et les fichiers électroniques » des Archives municipales de Nancy (mise à jour le 03/04/2020) pose ces règles :
| Règle | Exemple tiré de la fiche |
|---|---|
| Un intitulé succinct et précis ; jamais « A_classer », « Poubelle » ou « Divers » | — |
| Minuscules, sauf première lettre, noms propres, abréviations et sigles | EDF_LRAR_20191214 : lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) envoyée à EDF le 14/12/2019 |
| Espaces remplacés par un tiret bas « _ » | Fiche_gerer_photos.odt |
| Articles et prépositions inutiles supprimés | Assurance_auto_contrat_modification_2019 |
| Tous les accents supprimés | — |
| Dates au format ISO 8601, soit AAAAMMJJ ; l'année seule ou l'année et le mois sont possibles | 20191214 |
| Une période avec un trait d'union | Formation_frais_20191214-16 |
| Pas de répétition d'une information déjà dans le nom du dossier parent | — |
| Un chemin complet limité à 256 caractères | — |
| Une liste des abréviations, tenue à jour et partagée | — |
Pour les fichiers, la fiche distingue des éléments obligatoires (le type de document, puis la date de création) et des éléments facultatifs (la version, la référence, le destinataire, les initiales des personnes concernées). Elle donne cet exemple : Formation_demande_20191201_vf, où « vf » désigne la version finale.
Une règle adaptée à la base d'un assistant
Pour le dossier de documents de référence lu par l'assistant, nous proposons ce modèle, qui reprend les principes ci-dessus :
Type_Objet_AAAAMMJJ_vN.extension
- Type : Procedure, Tarifs, CGV, Notice, FAQ, Reglement, Consigne…
- Objet : ce dont parle le document, en deux ou trois mots.
- AAAAMMJJ : la date d'entrée en vigueur, pas la date d'enregistrement.
- vN : le numéro de version (v1, v2…), utile pour le suivi.
Exemples :
Tarifs_entretien_chaudiere_20260101_v1.xlsxProcedure_ouverture_magasin_20260915_v3.docxCGV_vente_en_ligne_20260601_v2.pdf(CGV pour conditions générales de vente : ajoutez le sigle à votre liste d'abréviations)Notice_lave-vaisselle_modele_X_20240310.pdf
Évitez final, definitif, OK, nouveau : ces mots deviennent faux dès la version suivante. Voir la gestion des versions.
Ce que disent les outils
- Microsoft liste, parmi les raisons pour lesquelles un agent Copilot Studio ne répond pas à partir d'un fichier pourtant ajouté, un nom de fichier qui contient un caractère non pris en charge (pour les fichiers SharePoint). Des noms sans accents ni caractères spéciaux évitent ce problème.
- Pour un agent Microsoft 365 Copilot relié à SharePoint ou OneDrive, la documentation indique que l'agent prend en compte le renommage ou la suppression du fichier d'origine. Renommer proprement vos fichiers ne casse donc pas la base, mais vérifiez-le dans votre propre outil.
Mettre la règle en place
- Écrivez la règle sur une page, avec cinq exemples tirés de vos vrais documents.
- Rangez cette page dans le dossier de référence, à côté du plan de classement.
- Renommez d'abord les documents qui iront dans l'assistant, pas tout le serveur.
- Contrôlez les nouveaux fichiers à chaque ajout dans la base.
Questions fréquentes
Faut-il mettre des accents dans les noms de fichiers ?
Les Archives municipales de Nancy conseillent de supprimer tous les accents et de remplacer les espaces par un tiret bas. Microsoft signale de son côté qu'un caractère non pris en charge dans le nom d'un fichier SharePoint peut empêcher un agent d'y répondre.
Comment écrire la date dans un nom de fichier ?
Au format AAAAMMJJ (année, mois, jour), conforme à la norme internationale ISO 8601. Les fichiers se trient alors d'eux-mêmes dans l'ordre chronologique.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :