Quels documents donner à une IA d'entreprise ?

Donnez à une intelligence artificielle (IA) d'entreprise les documents qui répondent aux questions qu'on vous pose vraiment, dans leur seule version en vigueur, et rien d'autre. Un assistant qui puise dans une base de connaissances cherche d'abord les passages qui ressemblent à la question : plus la base est encombrée, plus il risque de tomber sur le mauvais.

Microsoft le dit pour ses propres agents : si un dossier contient huit fichiers et que cinq seulement servent à la tâche, mieux vaut désigner ces cinq fichiers un par un que le dossier entier.

Partir des questions, pas des dossiers

L'erreur classique consiste à ouvrir le serveur de fichiers et à tout envoyer. Faites l'inverse.

1. Listez les questions. Pendant deux semaines, notez les questions posées à l'accueil, au téléphone, par mail, en réunion. Demandez aussi aux nouveaux salariés ce qu'ils ont dû demander à leurs collègues.
2. Regroupez-les. Par thème : horaires et accès, produits et prix, commandes et livraisons, garanties, procédures internes, règles de sécurité, outils informatiques.
3. Trouvez le document source. Pour chaque groupe, notez le document qui contient la bonne réponse, et qui en est responsable.
4. Repérez les trous. Les questions sans document sont celles que l'assistant ne saura pas traiter. Il faudra les écrire.

Les documents qui répondent le mieux

Pour les règles internes, certains documents existent déjà parce que la loi les impose. Le règlement intérieur est obligatoire à partir de 50 salariés, atteints pendant 12 mois consécutifs, d'après la fiche d'Entreprendre Service Public vérifiée le 28/05/2026. Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) l'est dès le premier salarié, selon la fiche vérifiée le 22/07/2026. Ce sont de bonnes sources pour un assistant interne, à condition de donner la version en vigueur.

Les documents qui posent problème

Certains documents semblent utiles mais dégradent les réponses :

• Les brouillons et versions intermédiaires : l'assistant peut citer une règle abandonnée.
• Les doublons : deux copies légèrement différentes, deux réponses différentes.
• Les très longs documents fourre-tout : Microsoft explique que les grands modèles de langage ont tendance à privilégier le début et la fin d'un fichier, le milieu recevant moins d'attention. Découpez un manuel de 200 pages en documents par thème.
• Les échanges de mails et comptes rendus de réunion : ils contiennent des décisions provisoires, des avis personnels, des noms.
• Les documents scannés sans texte : voir la numérisation des documents papier.

Pour la liste complète de ce qui doit rester dehors, voir les documents à exclure.

Combien de documents ?

Il n'existe pas de bon nombre universel, mais les outils fixent leurs propres plafonds. Par exemple, l'outil de création d'agents de Microsoft 365 Copilot accepte, par agent, jusqu'à 100 fichiers SharePoint et 20 fichiers envoyés depuis l'ordinateur (documentation Microsoft consultée le 15/11/2026). Ces chiffres changent : vérifiez-les dans l'outil retenu.

Le bon réflexe reste de commencer petit : quelques dizaines de documents propres, qui couvrent les questions les plus fréquentes. Vous savez alors exactement ce que l'assistant sait, et une mauvaise réponse se corrige vite parce qu'on retrouve le document en cause. Vous élargirez ensuite, thème par thème.

Une fiche d'identité par document

Pour chaque document retenu, tenez une ligne dans un tableau de suivi :

• titre et emplacement ;
• questions auxquelles il répond ;
• responsable (la personne qui sait si c'est encore vrai) ;
• date de dernière mise à jour et prochaine date de revue ;
• public autorisé : toute l'équipe, un service, ou aussi les clients.

Ce tableau sert ensuite à suivre les versions et à savoir quoi retirer quand un document change.

Ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer

• Le texte se sélectionne (ce n'est pas une image).
• Le document a des titres clairs.
• Il ne contient pas de données personnelles inutiles. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) rappelle, dans ses questions-réponses publiées le 18/07/2024, que l'entreprise qui relie un assistant à sa base de connaissances est responsable de ce traitement quand la base contient des données personnelles.
• Toute personne qui utilisera l'assistant a le droit de lire ce document.

Une fois ce tri fait, passez au format : Word ou PDF et les formats acceptés par les principaux outils.